Dostawca zmienił cennik. Wasze produkty jeszcze o tym nie wiedzą

Poniedziałek w dziale zakupów hurtowni z kilkoma tysiącami produktów i kilkunastoma głównymi dostawcami. Od jednego z większych przychodzi mail: nowy cennik, obowiązuje od pierwszego przyszłego miesiąca, w załączniku PDF. Czterdzieści stron. Kupiec otwiera, przegląda najważniejsze pozycje, przesyła koleżance i wpisuje „zaktualizować ceny” na listę zadań na ten tydzień.

Tydzień ma jednak inne sprawy. Kontener się spóźnia, klient kwestionuje fakturę, ktoś jest na urlopie. PDF zostaje w skrzynce. Pierwszego dnia miesiąca dostawca zaczyna fakturować po nowych cenach, a faktury są płacone, bo zgadzają się z dostawą i nikt nie porównuje ich z cennikiem z zeszłego roku.

Sześć tygodni później ktoś zauważa, że raport marży dla jednej kategorii wygląda dobrze, a saldo na koncie nie. Ceny sprzedaży są tam, gdzie były. Ceny zakupu na kartotekach produktów są tam, gdzie były. Ceny dostawcy są zupełnie gdzie indziej, a różnica została po cichu zapłacona na każdym zamówieniu po drodze.

Cena zakupu jest traktowana jak cecha produktu, a nie fakt z datą

Prawdziwa przyczyna tkwi w tym, gdzie mieszka cena zakupu. W większości systemów to pole na produkcie: jedna liczba, nadpisywana ręcznie, kiedy ktoś znajdzie chwilę. Cennik dostawcy jest dokumentem: PDF-em, arkuszem, mailem. Kartoteka produktu nie umie czytać dokumentów, więc cena na produkcie jest tak świeża, jak ostatnia osoba, która ją wpisała, a każda marża policzona na jej podstawie dziedziczy to opóźnienie.

Gdzie koszt się starzeje

Cennik przychodzi jako obrazek cennika. Tabela w PDF-ie albo arkusz z kodami dostawcy i jego układem kolumn. Wprowadzenie go do systemu oznacza dopasowanie jego kodów do Waszych, linia po linii, i dlatego czeka.

Jedna cena na produkt, bez historii. Pole trzyma bieżącą liczbę i nic więcej. Po aktualizacji stara cena znika, więc nikt nie powie, ile naprawdę kosztowało zamówienie złożone trzy tygodnie temu.

Faktury sprawdza się z dostawą, nie z cenami. Towar przyszedł, ilość się zgadza, faktura zapłacona. Czy cena jednostkowa na fakturze jest tą, której spodziewa się kartoteka, to pytanie, którego nikt nie zadaje.

Zapas jest wyceniony po mieszance. Część tego, co leży na półce, kupiono po starej cenie, część po nowej, a system ma jedną liczbę na wszystko. Marża z następnej sprzedaży zależy od tego, która to liczba, a system tego nie wie.

Ceny sprzedaży ustala się od nieaktualnego kosztu. Runda przeceny to cena zakupu razy docelowa marża. Jeśli cena zakupu ma miesiąc, nowa cena sprzedaży jest starannie policzona i błędna od dnia publikacji.

Produkty sprzedawane ze stratą są niewidoczne. Wystarczy niewielka podwyżka w całej kategorii i cienka marża na kilku szybko rotujących pozycjach. Te pozycje dalej dobrze się sprzedają, co wygląda jak sukces, a raport, który pokazałby stratę, liczy się od ceny, która się nie zmieniła.

Cennik jako dane z datą obowiązywania

Cena ma dostawcę, datę i okres ważności. Nie jedno pole na produkcie, lecz zapis: ten dostawca, ten produkt, ta cena, obowiązuje od tej daty, a poprzednia zostaje. Koszt zakupu staje się wtedy pytaniem, na które odpowiedź zależy od tego, kiedy je zadajecie.

Dokument zamienia się w wiersze, zanim ktokolwiek cokolwiek zdecyduje. Odczytanie PDF-a albo arkusza do listy proponowanych zmian cen, dopasowanych do Waszych produktów, to praca mechaniczna. Powinna się wydarzyć w dniu, w którym przychodzi mail, a nie wtedy, gdy kupiec znajdzie wolne popołudnie.

Faktury sprawdza się z oczekiwaną ceną. Przy przyjęciu dostawy cena jednostkowa z faktury jest porównywana z ceną, która powinna obowiązywać tego dnia. Różnica to pytanie do dostawcy, zadane, póki chodzi o jedną fakturę.

Marżę liczy się od kosztu, który obowiązywał w danym czasie. Z datowanymi cenami każde zamówienie może nieść koszt zakupu ważny w momencie kupna towaru albo złożenia zamówienia, a raport przestaje uśredniać dwie epoki do jednej liczby.

Przecena staje się propozycją, a nie rundą. Kiedy ceny dostawcy się ruszają, produkty, których to dotyczy, są znaną listą, a ceny sprzedaży, które przestały spełniać docelową marżę, znanym podzbiorem. Tę listę można przygotować do decyzji tego samego dnia.

Co może przygotować agent, a co decyduje człowiek

Agent z dostępem do zapisów cen może wziąć dokument dostawcy, dopasować go do Waszych produktów i przygotować trzy rzeczy: listę produktów, których cena zakupu się zmienia i o ile, podzbiór tych, w których bieżąca cena sprzedaży nie pokrywa już docelowej marży, oraz proponowaną nową cenę sprzedaży dla każdego z nich. Może też wskazać produkty, których nie udało mu się dopasować, a tam zwykle siedzą niespodzianki.

Czego nie powinien robić, to publikować nowych cen. Czy przenieść podwyżkę na klienta, wziąć ją na siebie na pozycji, która trzyma relację z klientem, czy wycofać produkt w ogóle, to osąd handlowy. Tak samo jak decyzja, czy podwyżka u dostawcy jest warta telefonu. Wynikiem pracy agenta jest przygotowana decyzja, z liczbami w załączeniu, dla kogoś, kto ma ją podjąć.

Test na dzisiejsze popołudnie

Weźcie ostatni cennik, jaki dostaliście od dowolnego dostawcy. Dla dwudziestu jego pozycji, wybranych z różnych części asortymentu, zapiszcie trzy liczby: cenę z dokumentu dostawcy, cenę zakupu na Waszej kartotece dzisiaj i cenę jednostkową z ostatniej faktury, jaką zapłaciliście za tę pozycję.

Jeśli te trzy liczby się zgadzają, proces działa, przynajmniej dla tego dostawcy. Jeśli dokument i faktura się zgadzają, a kartoteka nie, właśnie zmierzyliście opóźnienie, a każdy raport marży dla tych produktów był błędny o tyle i od tak dawna. Jeśli wszystkie trzy się różnią, następne pytanie brzmi, od której z nich ustawiono Wasze ceny sprzedaży.

To zakupowa połowa problemu, wokół którego budowany jest Mercantir: marża jest tylko tak prawdziwa, jak koszt pod nią, a koszt jest prawdziwy tylko wtedy, gdy jest datowanym faktem w jednym zapisie, a nie liczbą w polu. Sprzedażowa połowa tego samego problemu, różnica między marżą z cennika a marżą z zamówienia, ma osobny wpis, podobnie jak kampania, o której magazyn dowiaduje się z zamówień.