---
title: "Zamówienie, które przychodzi mailem"
url: "https://mercantir.com/pl/blog/zamowienie-ktore-przychodzi-mailem"
description: "W hurcie zamówienia przychodzą mailem, w arkuszu, przez telefon i na kartce. Oprogramowanie zbudowane wokół koszyka widzi tylko część firmy, a resztę ktoś przepisuje."
---

# Zamówienie, które przychodzi mailem

23 września 2026·3 min czytania·Mercantir

Poniedziałek rano w hurtowni. Mail z załączonym arkuszem, w formacie klienta i z jego własnymi kodami towarów. Telefon od stałego kontrahenta: „to samo co ostatnio, tylko łączników dwa razy więcej”. Zdjęcie odręcznej listy, które handlowiec przysłał z budowy klienta. Zamówienie z platformy B2B. Ktoś przy ladzie z częścią w ręce, pytający o drugą taką samą.

Tylko jedno z nich przychodzi w formie, pod którą zaprojektowano oprogramowanie. Resztę ktoś przepisuje do systemu, który zakłada, że klient przeklikał się przez koszyk.

Dużo się mówi o przyszłym kliencie, który nie będzie używał przeglądarki. W hurcie spora część klientów nigdy jej nie używała.

## Dlaczego hurt to nie e-commerce z większymi koszykami

**Ceny należą do klienta.** Ceny kontraktowe, grupy cenowe, rabaty ilościowe, cena ustalona przez telefon zeszłej wiosny. Pytanie nigdy nie brzmi tylko, ile to kosztuje, ale ile kosztuje dla tego konkretnego klienta.

**Zamówienie jest rozmową.** Oferta, zmiany, częściowe potwierdzenie, pozycja zamieniona na odpowiednik. Ostateczne zamówienie jest końcem wymiany, a nie jednym kliknięciem.

**Dostawa jest domyślnie częściowa.** Wysyłamy, co jest dziś na stanie, a resztę, gdy dojedzie. Zaległości do dosłania to normalny stan, a nie porażka.

**Klient jest firmą.** Kilku zaopatrzeniowców, księgowość, więcej niż jeden adres dostawy, termin płatności, czasem limit kupiecki. Model zbudowany wokół jednej osoby z adresem e-mail tu nie pasuje.

**Jednostki nie są oczywiste.** Karton, opakowanie po dziesięć sztuk, paleta, metr bieżący. Klient zamawia w jednej jednostce, magazyn liczy w innej, a przy przepisywaniu jedno myli się z drugim.

**Zamówienia powtarzalne są kręgosłupem.** Ten sam kontrahent, te same towary, co kilka tygodni — a wiedza, co znaczy „to samo co ostatnio”, siedzi u osoby, która zwykle odbiera od niego telefony.

## Ile kosztuje przepisywanie

**Błędy.** Kod klienta przypisany do złego towaru, karton odczytany jako sztuka, pominięta pozycja z drugiej strony PDF-a. Każdy kończy się korektą, zwrotem albo fakturą korygującą.

**Opóźnienie.** Zamówienie przez kilka godzin istnieje w skrzynce, zanim zaistnieje w systemie, a towar, który powinien być dla niego zarezerwowany, idzie w tym czasie do kogoś innego.

**Utracony popyt.** Gdy klient pyta o coś, czego nie macie, pytanie dostaje odpowiedź i znika. Nikt nie zapisuje, o co pytano i czego nie sprzedano, więc dział zakupów nigdy tego nie widzi.

**Zależność od ludzi.** Systemem jest koleżanka, która wie, co który klient ma na myśli. Kiedy jest na urlopie, wiedza też jest na urlopie.

## Czego by to wymagało

**Jeden zapis zamówienia bez względu na kanał.** Mail, telefon, platforma, lada i sklep — wszystko kończy się tym samym rodzajem zamówienia, z tym samym stanem i tą samą historią, zamiast jednego systemu na kanał i arkusza do ich uzgadniania.

**Język klienta przypisany do Waszego.** Jego kody, jego nazwy i jego jednostki, zapisane raz i używane ponownie — tak, żeby kolejny mail trzeba było sprawdzić, a nie przepisać.

**Zaległości i dostawy częściowe jako prawdziwe stany.** Co obiecano, co wysłano i co jeszcze zostało do dosłania, widoczne tak samo dla klienta, jak dla magazynu.

**Wiedza o produkcie tam, gdzie odbiera się telefon.** Co do czego pasuje, co zastępuje wycofaną pozycję, co jest odpowiednikiem od innego dostawcy. Jeśli mieszka to w głowie jednej osoby, każde zamówienie telefoniczne zależy od niej.

## Ten sam problem, krok dalej

System zakupowy klienta, który sam wysyła zamówienia, albo coś, co kupuje w imieniu zaopatrzeniowca, to ten sam problem co mail z arkuszem: zamówienie w cudzym formacie, które pyta o Wasze stany i ich ceny.

Hurtownia, która potrafi zamienić takiego maila w poprawne zamówienie bez przepisywania, jest w dużej mierze gotowa na zamówienie bez człowieka po drugiej stronie. Ta, która nie potrafi, dołoży po prostu kolejny etap przepisywania — tym razem dla klienta, który nigdy nie zadzwoni, żeby się upewnić.

-   hurt
-   B2B
-   zamówienia
-   kanały sprzedaży

## Czytaj dalej

-   [Dostawca zmienił cennik. Wasze produkty jeszcze o tym nie wiedzą](https://mercantir.com/pl/blog/dostawca-zmienil-cennik-produkty-jeszcze-nie-wiedza)
-   [Promocja, o której magazyn dowiaduje się z zamówień](https://mercantir.com/pl/blog/promocja-o-ktorej-magazyn-dowiaduje-sie-z-zamowien)